Tässä tietosuojaselosteessa kerromme mahdollisimman avoimesti ja läpinäkyvästi, miten käsittelemme asiakastietojasi. Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.
Rekisteriseloste
1. REKISTERINPITÄJÄ
Jaalan kotiseutusäätiö sr
Salparinteentie 1, 47710 Jaala
y-tunnus: 2196019-0
2. YHTEYSTIEDOT REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Kirsi Mäntynen, hallituksen puheenjohtaja
Sähköposti: kirsi.mantynen@hotmail.fi
3. REKISTERIN NIMI
Jaalan Kotiseutusäätiö sr, luottamushenkilöt, apurahan hakijat, Leirirannan varaajat
4. REKISTERÖIDYT
Jaalan kotiseutusäätiön yhteystietorekisterissä ovat säätiön hallituksen ja hallintoneuvoston jäseninä toimivat varsinaiset ja varajäsenet luottamushenkilörekisterissä, apurahahakemuksia tehneet hnekilöt, Leirirannan varauksia tehneet sekä muut olelliset yhteyshenkilöt ja -tahot.
5. REKISTERIIN TALLENNETTAVAT TIEDOT JA NIIDEN KÄYTTÖTARKOITUS
Luottamushenkilörekisteriin tallennetaan tehtäviin suostumuksensa antaneiden ja hallintoneuvoston päätöksen mukaan tehtäviin valittujen henkilöiden etu- ja sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Yhteystietoja käytetään kokousmateriaalien ja tiedotteiden postituksiin.
Luottamushenkilöiden nimitiedot julkaistaan säätiön kotisivuilla. Luottamushenkilöiden tiedot arkistoidaan luottamustehtävän päättymisen jälkeen.
Jaalan Kotiseutusäätiölle apurahahakemuksen tekevät yksityishenkilöt rekisteröidään sähköiseen apurahajärjestelmään.
Yhdistysten apurahahakemusten osalta hakemuksen tehneiden henkilöiden yhteystiedot rekisteröidään sähköiseen apurahajärjestelmään.
Leirirannan varausjärjestelmään rekisteröidään tilojen varaajien yhteystiedot.
Vuonna 2023 siirrytään sähköiseen apurahajärjestelmään. Hakemusten tiedot säilytetään järjestelmässä. Kukin hakija voi nähdä vain oman hakemuksensa, maksatuksen ja tilityksen tiedot. Säätiön hallitus tekee päätökset apurahoista ja näkee kaikki eri hakijoiden aineistot. Apurahahakemusten osalta hakijan tai hakijan ollessa alaikäinen hänen huoltajansa osalta kirjataan rekisteriin etu- ja sukunimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Apurahan hakija hakemusta täyttäessään hyväksyy säätiön periaatteen julkistaa apurahan saajan nimi ja myönnetyn apurahan euromäärä. Yksityishenkilöille myönnettyjen apurahojen saajien nimitietoja ei julkisteta.
Ennen vuotta 2023 säätiölle lähetetyt paperiset apurahahakemukset arkistoidaan viiden vuoden ajan, jonka jälkeen aineistot hävitetään asianmukaisesti.
Leirirannan sähköiseen varausjärjestelmään rekisteröidään varaajan yhteystiedot laskutusta varten sekä tiedoksi kiinteistön toiminnasta ja siivouksesta vastaaville henkilöille. Leirirannan varausjärjestelmän tietosuojaseloste
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti:
- Henkilöltä itseltään puhelimitse, sähköpostitse, kirjeitse tai varausjärjestelmän kautta
7. TIETOJEN LUOVUTUKSET
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin. Luovutamme tietoja ainoastaan käyttämiämme palveluja, esimerkiksi alihankintaa varten. Nämä tahot ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. REKISTERIN SUOJAUS
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Aineisto voi olla väliaikaisesti manuaalisessa muodossa aineistojen käyttöön oikeutettujen käytettävissä.
Rekisteritiedot sijaitsevat kotiseutusäätiön sähköisessä apurahajärjestelmässä ja Leirirannan varausjärjestelmässä sekä säätiön tietokoneessa.
Rekisterien käyttöoikeudet ovat Jaalan Kotiseutusäätiön hallituksella (varsinaiset ja varajäsenet) sekä toimihenkilöillä (asiamies, kirjanpitäjä).
Rekisteri ei sisällä henkilörekisterilain 11§:ssä mainittuja arkaluonteisia tietoja.
Leirirannan varausjärjestelmän rekisteri sijaitsee Johku-palvelussa ja tietojen käsittelijänä toimii Aptual Commerce Oy. Täydellisiin rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja Aptual Commerce Oy:n tekninen ylläpitohenkilöstö. Laajemmin Johku-palvelun tietosuojaperiaatteista: johku.fi/fi/tietosuoja
10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen info@puutarhaneito.fi
- Tarkastusoikeus, oikeus tietojen oikaisemiseen, vastustamisoikeus ja suoramarkkinointikielto
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot. Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli hän kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Tiedot korjaa rekisterin ylläpitäjä yhteistyössä virheellisen tiedon antaneen toimijan kanssa. Korjauspyyntö osoitetaan joko kirjallisesti tai sähköpostilla rekisterinpitäjän edustajalle.
- Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
- Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
- Valitusoikeus tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
Evästeet
Sivustolla käytetään ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.
Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua sivuston haltijan saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin sivuston toimintojen asianmukaiselle toimimiselle.
Sivustolla ei käytetä analytiikan tai markkinoinnin evästeitä tai työkaluja.